Im Jahr 2024 habe ich den Gemeinde- und Stadtschreibern in den Kantonen Aargau und Zürich folgende Fragen gestellt:
«Führt Ihr Austrittsgespräche mit Mitarbeitenden, die die Verwaltung verlassen? Sind diese Gespräche obligatorisch? Sind sie in einen Offboarding-Prozess eingebunden? Wer führt diese Gespräche durch?»
Im letzten Beitrag haben wir die Verwaltungen in Einheiten aufgeteilt und den Offboarding-Prozess erläutert. Wie kann nun ein solcher Prozess aussehen, worauf solltest Du achten ❓
𝙒𝙖𝙨 𝙨𝙤𝙡𝙡𝙩𝙚𝙨𝙩 𝘿𝙪 𝙗𝙚𝙞 𝘼𝙪𝙨𝙩𝙧𝙞𝙩𝙩𝙨𝙜𝙚𝙨𝙥𝙧𝙖̈𝙘𝙝𝙚𝙣 𝙪𝙣𝙗𝙚𝙙𝙞𝙣𝙜𝙩 𝙫𝙚𝙧𝙢𝙚𝙞𝙙𝙚𝙣
Damit Austrittsgespräche nicht zu reinen Formalitäten verkommen oder sogar negative Auswirkungen haben, gibt es einige wichtige No-Gos, die Du vermeiden solltest. Viele Verwaltungen und Unternehmen haben hier ein grosses Verbesserungspotenzial, da der Nutzen und die Ergebnisse solcher Gespräche oft stark eingeschränkt werden. Das führt wiederum dazu, dass Austrittsgespräche aufgrund der geringen Erkenntnisse an Bedeutung verlieren.
𝙈𝙞𝙩 𝙖𝙣𝙙𝙚𝙧𝙚𝙣 𝙂𝙚𝙨𝙥𝙧𝙖̈𝙘𝙝𝙚𝙣 𝙫𝙚𝙧𝙢𝙞𝙨𝙘𝙝𝙚𝙣
Das Austrittsgespräch sollte klar von anderen Terminen im Offboarding-Prozess getrennt sein. Es ist weder Teil des Kündigungsgesprächs, noch gehört es zum Übergabeprozess an Kollegen oder Vorgesetzte. Wird das Exit-Gespräch mit anderen Themen vermischt, geht der vertrauliche Charakter verloren.
𝙑𝙤𝙧𝙜𝙚𝙨𝙚𝙩𝙯𝙩𝙚 𝙞𝙢 𝙂𝙚𝙨𝙥𝙧𝙖̈𝙘𝙝
Direkte oder indirekte Vorgesetzte haben im Austrittsgespräch nichts verloren. Auch das Büro des Chefs ist kein geeigneter Ort dafür. Ein Abschlussgespräch mit dem Vorgesetzten ist kein Austrittsgespräch, auch wenn es oft so bezeichnet wird. In einem solchen Rahmen ist ehrliche Kritik selten zu erwarten. Es bleibt beim Smalltalk. Austrittsgespräche funktionieren nur mit einer neutralen Person – hier ist die Personalabteilung der richtige Ansprechpartner.
𝙑𝙚𝙧𝙩𝙧𝙖𝙪𝙡𝙞𝙘𝙝𝙠𝙚𝙞𝙩 𝙬𝙞𝙧𝙙 𝙫𝙚𝙧𝙡𝙚𝙩𝙯𝙩
Die Auswertung der Austrittsgespräche sollte ausschliesslich in der Personalabteilung stattfinden. Vorgesetzte oder das Management erhalten nur anonymisierte und zusammengefasste Informationen. Besonders in kleinen Unternehmen, in denen nur selten jemand kündigt, ist die Anonymisierung oft schwierig. Dennoch solltest Du nie die Gesprächsnotizen per Rundmail an die Führungskräfte verteilen. Auch wenn der Ärger des ehemaligen Mitarbeiters gering erscheinen mag, kann der Schaden grösser sein. Wenn sich herumspricht, dass vertrauliche Kritik intern weitergegeben wird, wird kein Mitarbeiter mehr offen und ehrlich seine Meinung äussern.
𝙕𝙚𝙞𝙩𝙥𝙪𝙣𝙠𝙩 𝙙𝙚𝙨 𝙂𝙚𝙨𝙥𝙧𝙖̈𝙘𝙝𝙨
Es gibt zwei passende Zeitpunkte für das Austrittsgespräch: entweder unmittelbar nach der Kündigung oder nach der Übergabe des Arbeitszeugnisses. Ein früh geführtes Gespräch kann Dir noch die Möglichkeit geben, den Mitarbeitenden umzustimmen oder ihn bei seiner Entscheidung zu beeinflussen. Der spätere Zeitpunkt, nach dem Erhalt des Arbeitszeugnisses, ist oft besser, da der Mitarbeiter keine Angst mehr vor negativen Konsequenzen hat und eher bereit ist, offen und mutig Kritik zu äussern.
𝙒𝙖𝙨 𝙨𝙖𝙜𝙚𝙣 𝙙𝙞𝙚 𝙎𝙩𝙪𝙙𝙞𝙚𝙣 𝙪𝙣𝙙 𝙐𝙢𝙛𝙧𝙖𝙜𝙚𝙣 𝙯𝙪𝙢 𝙏𝙝𝙚𝙢𝙖 𝙊𝙛𝙛𝙗𝙤𝙖𝙧𝙙𝙞𝙣𝙜
Nutzen eines Monitorings mit Massnahmen:
Eine Studie von Gallup aus dem Jahr 2021 ergab, dass Unternehmen, die Austrittsgespräche ernst nehmen und das Feedback zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung nutzen, bis zu 29% 𝙜𝙚𝙧𝙞𝙣𝙜𝙚𝙧𝙚 𝙁𝙡𝙪𝙠𝙩𝙪𝙖𝙩𝙞𝙤𝙣𝙨𝙧𝙖𝙩𝙚𝙣 aufweisen.
Umfrage SAGE 2019:
77% 𝙙𝙚𝙧 𝙜𝙧𝙤𝙨𝙨𝙚𝙣 𝙐𝙣𝙩𝙚𝙧𝙣𝙚𝙝𝙢𝙚𝙣 (mit über 500 Mitarbeitern) strukturierte und verpflichtende Austrittsgespräche durchführen, während dies nur 66% 𝙙𝙚𝙧 𝙠𝙡𝙚𝙞𝙣𝙚𝙣 𝙐𝙣𝙩𝙚𝙧𝙣𝙚𝙝𝙢𝙚𝙣 (mit weniger als 50 Mitarbeitern) tun. Diese Unterschiede ergeben sich aus dem höheren administrativen Aufwand und der oft geringeren Kapazität in kleineren Unternehmen. Nur rund 30% der HR-Manager handeln aufgrund der Daten aus den Austrittsgesprächen.
Gallup Studie 2020:
Hier gaben etwa 75% 𝙙𝙚𝙧 𝙜𝙧𝙤𝙨𝙨𝙚𝙣 𝙐𝙣𝙩𝙚𝙧𝙣𝙚𝙝𝙢𝙚𝙣 an, obligatorische Austrittsgespräche zu führen, im Vergleich zu nur 60% 𝙙𝙚𝙧 𝙠𝙡𝙚𝙞𝙣𝙚𝙣 𝙪𝙣𝙙 𝙢𝙞𝙩𝙩𝙡𝙚𝙧𝙚𝙣 𝙐𝙣𝙩𝙚𝙧𝙣𝙚𝙝𝙢𝙚𝙣 (𝙆𝙈𝙐𝙨).
HR Swiss Umfrage (2018):
75 % der Unternehmen in der Schweiz führen Austrittsgespräche. Sie sind jedoch nicht zwingend und nicht systematisch. Sie werden als wichtiges Mittel für die Verbesserung der Arbeitskultur angesehen.
Deloitte Schweiz (2020) – Nutzung der gewonnenen Daten:
Viele Schweizer Unternehmen führen Austrittsgespräche. Aber nur ca. 50% analysieren die gesammelten Daten systematisch, um sie in Massnahmen umzusetzen. Das heisst, viele Unternehmen sammeln Feedback, nutzen es jedoch nicht in vollem Umfang zur Verbesserung von Prozessen oder zur Erhöhung der Mitarbeiterbindung.
𝙒𝙖𝙨 𝙨𝙖𝙜𝙚𝙣 𝙎𝙩𝙪𝙙𝙞𝙚𝙣 𝙪𝙣𝙙 𝘽𝙚𝙧𝙞𝙘𝙝𝙩 𝙯𝙪𝙢 𝙏𝙝𝙚𝙢𝙖 𝙊𝙛𝙛𝙗𝙤𝙖𝙧𝙙𝙞𝙣𝙜 𝙞𝙣 𝙑𝙚𝙧𝙬𝙖𝙡𝙩𝙪𝙣𝙜𝙚𝙣
KPMG-Studie (2019) zur öffentlichen Verwaltung:
Austrittsgespräche spielen eine wichtige Rolle. Die Studie zeigt aber, dass die systematische Durchführung und insbesondere die Nutzung der Ergebnisse verbesserungswürdig sind. Die erhaltenen Informationen werden nicht für eine Prozessoptimierung / Führungsoptimierung genutzt. Sie schätzen, dass 60-70% der öffentlichen Verwaltungen (Bund, Kanton, Städte, Gemeinden) Austrittsgespräche durchführen.
HR Swiss-Bericht (2020) in Zusammenarbeit mit Arbeitgeberverband – Personalmanagement in öffentlichen Institutionen:
Öffentliche Verwaltungen legen zunehmend Wert auf professionelle HR-Prozesse und damit auf Austrittsgespräche. 65% führen formalisierte Austrittsgespräche. Im Bereich der Auswertung gibt es aber grosse Unterschiede
Bericht des Bundesamts für Personal (BAP):
Das Bundesamt für Personal (BAP) hat ebenfalls Richtlinien für Austrittsgespräche in der Bundesverwaltung entwickelt. Die Bundesverwaltung führt systematisch Austrittsgespräche, um Gründe für Abgänge zu identifizieren und die Arbeitgeberattraktivität zu steigern. Die Ergebnisse dieser Gespräche werden in der Regel zentral erfasst und ausgewertet, um Trends zu erkennen und Massnahmen abzuleiten. Dieser Prozess ist besonders auf Bundesebene etabliert und standardisiert.
In kantonalen und kommunalen Verwaltungen variiert die Praxis stärker. Während grössere Kantone wie Zürich oder Bern gut etablierte HR-Systeme mit Austrittsgesprächen haben, sind kleinere Verwaltungen möglicherweise weniger formalisiert. Hier hängt die Durchführung oft von den internen Ressourcen und der Struktur der Verwaltung ab.
Besonderheiten der öffentlichen Verwaltung:
𝙑𝙚𝙧𝙥𝙛𝙡𝙞𝙘𝙝𝙩𝙚𝙣𝙙𝙚 𝘼𝙪𝙨𝙩𝙧𝙞𝙩𝙩𝙨𝙜𝙚𝙨𝙥𝙧𝙖̈𝙘𝙝𝙚
In einigen Fällen, insbesondere auf Bundesebene, sind Austrittsgespräche verpflichtend, und die Ergebnisse werden systematisch ausgewertet. Dies steht im Zusammenhang mit der erhöhten Rechenschaftspflicht und Transparenzanforderungen im öffentlichen Sektor.
𝘽𝙚𝙩𝙚𝙞𝙡𝙞𝙜𝙪𝙣𝙜 𝙫𝙤𝙣 𝙋𝙚𝙧𝙨𝙤𝙣𝙖𝙡𝙫𝙚𝙧𝙗𝙖̈𝙣𝙙𝙚𝙣
Häufig werden auch Personalverbände oder Gewerkschaften in den Prozess eingebunden, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse der Austrittsgespräche zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen genutzt werden.
𝙁𝙤𝙠𝙪𝙨 𝙖𝙪𝙛 𝙋𝙧𝙤𝙯𝙚𝙨𝙨𝙫𝙚𝙧𝙗𝙚𝙨𝙨𝙚𝙧𝙪𝙣𝙜
Der öffentliche Sektor nutzt die Ergebnisse der Austrittsgespräche häufiger, um Arbeitsprozesse, Führung und Organisationskultur zu verbessern. Es gilt qualifizierte Fachkräfte zu rekrutieren und zu halten.
𝙒𝙞𝙚 𝙠𝙤̈𝙣𝙣𝙩𝙚 𝙚𝙞𝙣 𝙁𝙧𝙖𝙜𝙚𝙗𝙤𝙜𝙚𝙣 𝙛𝙪̈𝙧 𝙚𝙞𝙣 𝘼𝙪𝙨𝙩𝙧𝙞𝙩𝙩𝙨𝙜𝙚𝙨𝙥𝙧𝙖̈𝙘𝙝 𝙞𝙣 𝙚𝙞𝙣𝙚𝙧 𝙑𝙚𝙧𝙬𝙖𝙡𝙩𝙪𝙣𝙜 𝙖𝙪𝙨𝙨𝙚𝙝𝙚𝙣
Der Kanton Zürich hat einen Fragebogen Austrittsgespräch publiziert:
𝙃𝙞𝙚𝙧 𝙚𝙞𝙣𝙞𝙜𝙚 𝙁𝙧𝙖𝙜𝙚𝙣 𝙯𝙪 𝙚𝙡𝙛 𝙏𝙝𝙚𝙢𝙚𝙣𝙠𝙧𝙚𝙞𝙨𝙚𝙣
Was ist der wichtigste Grund für Deine Kündigung? (Vorausgesetzt, der Mitarbeiter verlässt das Unternehmen freiwillig.) Was hat Dich bewogen zu kündigen?
Was hat Dir besonders gut bei uns gefallen? Was hat Dich enttäuscht?
Was hat Dich besonders gestört? Was hätte sich ändern müssen, damit Du geblieben wärst?
Hast Du Deine Kritikpunkte in der Vergangenheit geäussert? Gab es Möglichkeiten Feedback anzubringen? Wie wurde damit umgegangen? Was könnten wir aus Deiner Kündigung lernen und in Zukunft besser machen?
Wie hast Du das Onboarding empfunden?
Wie hast Du Dein Verhältnis zum Management/speziell zu Deinem Vorgesetzten empfunden? Was hättest Du Dir anders gewünscht?
Wie hast Du die Stimmung/Arbeitsklima in Deinem Team empfunden?
Haben wir für Deine Weiterentwicklung/Laufbahn genug oder zu wenig getan? Wie hätten wir Dich in Deinen Karriereplänen unterstützen können? Wurdest Du Deinen Fähigkeiten entsprechend gefördert? Konntest Du Dich entwickeln? Fühltest Du Dich eher über- oder eher unterfordert? Gab es eine Work-Life-Balance für Dich?
Inwieweit liegt im Vorstellungsgespräch die Ursache dafür, dass Du uns verlässt? Zum Beispiel durch falsche Versprechungen, eine falsche Beschreibung der Stelle?
Wie würdest Du unsere Unternehmenskultur oder allgemein die Zeit bei uns beschreiben und was hättest Du Dir in diesem Zusammenhang anders gewünscht?
Welches sind Pluspunkte beim neuen Arbeitgeber? Was bietet er, was wir nicht haben?
Was kann gerade der Gemeindeschreiber in der Doppelfunktion aus den Gesprächen mitnehmen:
𝙒𝙖𝙧𝙪𝙢 𝘼𝙪𝙨𝙩𝙧𝙞𝙩𝙩𝙨𝙜𝙚𝙨𝙥𝙧𝙖̈𝙘𝙝𝙚 𝙨𝙤 𝙬𝙚𝙧𝙩𝙫𝙤𝙡𝙡 𝙨𝙞𝙣𝙙 – 𝙪𝙣𝙙 𝙬𝙖𝙨 𝘿𝙪 𝙙𝙖𝙧𝙖𝙪𝙨 𝙡𝙚𝙧𝙣𝙚𝙣 𝙠𝙖𝙣𝙣𝙨𝙩
Austrittsgespräche bieten Dir nicht nur die Chance, die Gründe für die Kündigung zu erfahren. Sie eröffnen Dir auch eine Vielzahl an wertvollen Einblicken, die Dein Unternehmen langfristig verbessern können. Hier sind einige der Vorteile, die Du durch gut geführte Austrittsgespräche erzielen kannst:
𝙀𝙧𝙠𝙚𝙣𝙣𝙚𝙣 𝙫𝙤𝙣 𝙏𝙧𝙚𝙣𝙙𝙨 𝙞𝙣 𝙙𝙚𝙧 𝙐𝙣𝙩𝙚𝙧𝙣𝙚𝙝𝙢𝙚𝙣𝙨𝙠𝙪𝙡𝙩𝙪𝙧: Wenn sich herausstellt, dass Mitarbeitende aufgrund des Betriebsklimas oder der Unternehmenskultur gehen, kannst Du frühzeitig gegensteuern und entsprechende Massnahmen ergreifen, um das Arbeitsumfeld zu verbessern.
𝙀𝙞𝙣𝙗𝙡𝙞𝙘𝙠𝙚 𝙞𝙣 𝙙𝙚𝙣 𝘼𝙧𝙗𝙚𝙞𝙩𝙨𝙖𝙡𝙡𝙩𝙖𝙜: Austrittsgespräche decken oft Details auf, die Dir im normalen Arbeitsalltag verborgen bleiben. Das können zum Beispiel Beschwerden über Kolleg*innen sein, die häufig privat telefonieren oder lange Raucherpausen einlegen. Solche Erkenntnisse helfen Dir, die Arbeitskultur insgesamt zu optimieren.
𝙇𝙚𝙧𝙣𝙚𝙣 𝙫𝙤𝙣 𝙙𝙚𝙧 𝙆𝙤𝙣𝙠𝙪𝙧𝙧𝙚𝙣𝙯: Du kannst erfahren, was andere Unternehmen/Verwaltungen bieten, das für Deine Mitarbeitenden attraktiver ist. Diese Informationen geben Dir wertvolle Hinweise, was Du vielleicht ändern oder verbessern solltest, um Deine Leute langfristig zu halten.
𝙑𝙚𝙧𝙜𝙡𝙚𝙞𝙘𝙝 𝙫𝙤𝙣 𝘿𝙖𝙩𝙚𝙣 𝙖𝙪𝙨 𝙁𝙧𝙖𝙜𝙚𝙗𝙤̈𝙜𝙚𝙣: Die gesammelten Daten aus verschiedenen Austrittsgesprächen lassen sich vergleichen. So kannst Du erkennen, was Deine Mitarbeitenden besonders schätzen und was häufig kritisiert wird. Diese Erkenntnisse sind Gold wert, um Probleme zu lösen und beliebte Massnahmen weiter auszubauen.
𝙋𝙤𝙨𝙞𝙩𝙞𝙫𝙚 𝙊𝙣𝙡𝙞𝙣𝙚-𝘽𝙚𝙬𝙚𝙧𝙩𝙪𝙣𝙜𝙚𝙣: Je angenehmer und respektvoller das Austrittsgespräch verläuft, desto wahrscheinlicher ist es, dass Deine ehemaligen Mitarbeitenden eine positive Bewertung auf Bewertungsportalen hinterlassen. Diese sind für Dein Employer Branding von grosser Bedeutung.
𝙀𝙢𝙥𝙛𝙚𝙝𝙡𝙪𝙣𝙜𝙚𝙣 𝙞𝙢 𝙁𝙧𝙚𝙪𝙣𝙙𝙚𝙨𝙠𝙧𝙚𝙞𝙨: Ein professioneller Offboarding-Prozess erhöht die Chance, dass ehemalige Mitarbeitende Dein Unternehmen positiv im Freundes- oder Bekanntenkreis weiterempfehlen – und das kann Dir helfen, qualifizierte Kandidat*innen für zukünftige Stellen zu finden.
𝙎𝙩𝙖̈𝙧𝙠𝙪𝙣𝙜 𝙙𝙚𝙧 𝘼𝙧𝙗𝙚𝙞𝙩𝙜𝙚𝙗𝙚𝙧𝙢𝙖𝙧𝙠𝙚: Der blosse Fakt, dass Du ein Austrittsgespräch und einen durchdachten Offboarding-Prozess anbietest, wirkt sich positiv auf Deine Reputation als Arbeitgeber aus. Das zeigt, dass Du Dich auch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses um Deine Mitarbeitenden kümmerst und hinterlässt einen nachhaltigen Eindruck.
𝘿𝙖𝙨 𝙒𝙞𝙘𝙝𝙩𝙞𝙜𝙨𝙩𝙚 𝙖𝙪𝙛 𝙚𝙞𝙣𝙚𝙣 𝘽𝙡𝙞𝙘𝙠
Ein Exit-Interview ist vertraulich, sollte aber dennoch offen geführt werden. Informiere die Mitarbeitenden im Voraus über den Zweck und die Agenda des Gesprächs, damit sie sich gut vorbereitet fühlen.
Halte Vorgesetzte aus dem Gespräch heraus. Teile ihnen erst nach dem Gespräch eine zusammengefasste, anonymisierte Auswertung mit.
Verwende immer denselben Fragebogen, um die Ergebnisse systematisch analysieren und auswerten zu können. So bekommst Du klare Einblicke und erkennst Trends.
𝘿𝙚𝙞𝙣 𝘼𝙧𝙗𝙚𝙞𝙩𝙜𝙚𝙗𝙚𝙧𝙞𝙢𝙖𝙜𝙚 𝙫𝙚𝙧𝙗𝙚𝙨𝙨𝙚𝙧𝙣
Austrittsgespräche bieten oft die letzte Chance für ein versöhnliches Ende der Zusammenarbeit. Ein offenes und wertschätzendes Gespräch zeigt, dass Du kritikfähig bist, Fehler eingestehst und bereit bist, Dich zu verbessern. Wenn Du einem Ex-Mitarbeitenden zum Abschied gut zuhörst und ihm das Gefühl gibst, dass seine Meinung zählt, wird er Dich in besserer Erinnerung behalten – und möglicherweise sogar als Arbeitgeber weiterempfehlen.
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